Branża: biura projektowe
Projektant powinien projektować. Tymczasem spora część dnia w biurze projektowym to oferty, pilnowanie terminów, wysyłanie kolejnych wersji dokumentacji, śledzenie uzgodnień, uzupełnianie czasu pracy i odpowiadanie inwestorowi na pytania o status. Pomagamy biurom projektowym i pracowniom architektonicznym zautomatyzować tę pracę na narzędziach, których już używają, z AI tam, gdzie pomaga.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy organizacyjnej da się przenieść na system.
Biura projektowe i architektoniczne
Biuro projektowe łączy pracę twórczą i inżynierską z dużą ilością organizacji. Każdy projekt to oferta, umowa, etapy, terminy, wersje dokumentacji, uzgodnienia z urzędami i gestorami sieci, uwagi inwestora, czas pracy zespołu i branżystów. Ta organizacja zajmuje projektantom i kierownikom projektów sporą część czasu. To właśnie ją automatyzujemy.
Automatyzacja nie dotyka projektowania. Decyzje projektowe, rozwiązania techniczne, odpowiedzialność wynikająca z uprawnień i rozmowy z inwestorem o koncepcji zostają przy projektantach. System pilnuje terminów, prowadzi rejestr dokumentacji i uzgodnień, przygotowuje oferty z szablonów i zestawia czas pracy z budżetem. AI pomaga przy opisach, streszczeniach dokumentów i korespondencji.
Nie wymieniamy programów projektowych. Budujemy obok nich to, czego brakuje: rejestr projektów, ofert i dokumentacji, przypomnienia, połączenia z pocztą, dyskiem i programem do faktur, raporty. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze biura.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od zapytania inwestora do rozliczenia projektu. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Zakres, etapy i cena z szablonów i doświadczeń z poprzednich projektów.
Etapy, terminy i obciążenie zespołu w jednym miejscu.
Rejestr dokumentów, wersji i przekazań do inwestora i wykonawcy.
Wnioski, terminy odpowiedzi i statusy uzgodnień.
Godziny według projektów i etapów, bez uzupełniania na koniec miesiąca.
Czas pracy i koszty branżystów względem wynagrodzenia.
Uwagi, zmiany, akceptacje i status projektu.
Faktury za etapy po akceptacji, KSeF.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w biurach projektowych. Decyzje projektowe zostają przy projektantach.
Inwestor pyta o projekt domu jednorodzinnego
Oferta w dniu zapytania, z jasnym zakresem prac.
Projektant kończy wersję projektu budowlanego
Inwestor wie, która wersja jest aktualna, a biuro ma ślad przekazania.
Zbliża się termin odpowiedzi gestora sieci
Uzgodnienia nie opóźniają projektu bez wiedzy kierownika.
Bezpieczeństwo
Projekty to dokumentacja chroniona prawem autorskim, dane inwestorów i umowy. Wdrożenia projektujemy tak, żeby były pod kontrolą.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze biura.
Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne.
Rysunki i modele zostają w programach i na dysku biura, automatyzacja korzysta z ich metadanych.
Projektant widzi swoje projekty, branżysta swoje zadania, inwestor swoje dokumenty.
Każde przekazanie dokumentacji i automatyczna operacja są zapisane.
Rozwiązania projektowe, oferty i pisma zatwierdza projektant lub kierownik projektu.
Przykład z praktyki
Przykład pracowni architektonicznej z kilkunastoma projektantami i współpracującymi branżystami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Oferty | DziśOd zera. | Po automatyzacjiSzkic z szablonu i poprzednich projektów. |
| Terminy | DziśKalendarze projektantów. | Po automatyzacjiHarmonogram projektu i przypomnienia. |
| Dokumentacja | DziśWersje w mailach. | Po automatyzacjiRejestr wersji i przekazań. |
| Uzgodnienia | DziśW mailach i papierach. | Po automatyzacjiRejestr ze statusami. |
| Rentowność | DziśPo zakończeniu projektu. | Po automatyzacjiNa bieżąco. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie zakłócać trwających projektów.
Rozmawiamy z właścicielem, kierownikiem projektu i projektantem, przeglądamy narzędzia i dokumenty, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych narzędziach.
Projektujemy przepływ, szablony i zasady: co robi system, co robi AI, a co zawsze robi człowiek.
Od wasAkceptacja projektu i przykładowe dokumenty.
Budujemy rozwiązanie i testujemy je na kilku projektach.
Od wasKierownik projektu oceniający testy.
Uruchamiamy rozwiązanie dla wszystkich projektów i pilnujemy działania.
Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża projektantów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla biur, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla biur, które chcą uporządkować pracę od zapytania do rozliczenia.
Dla biur, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Inwestor dostanie nieaktualną wersję dokumentacji.
Przekazania idą z rejestru wersji, a poprzednie wersje są oznaczone jako zastąpione.
Przeoczony termin uzgodnienia.
Przypomnienia z wyprzedzeniem i lista uzgodnień w toku dla kierownika projektu.
Oferta z AI z błędnym zakresem.
Szkic oferty sprawdza i dopasowuje kierownik projektu.
Projektanci nie będą zapisywać czasu.
Zapis czasu projektujemy tak, żeby zajmował chwilę i był połączony z kalendarzem.
FAQ
Biura projektowe i architektoniczne: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy organizację wokół projektów: oferty, terminy, dokumentację, uzgodnienia, czas pracy i komunikację.
Korzystamy z plików i metadanych, które programy zapisują na dysku. Samych programów projektowych nie zmieniamy.
Nie zawsze. Często wystarczy rejestr projektów dopasowany do biura, połączony z kalendarzami i dyskiem.
Pilnujemy terminów i statusów oraz przygotowujemy szkice pism. Treść i odpowiedzialność za wnioski należą do projektanta.
Najczęściej od rejestru dokumentacji i terminów albo od ofert i czasu pracy. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni, łącznie z testem na kilku projektach.
Tak, z biurami konstrukcyjnymi, instalacyjnymi i drogowymi. Procesy są podobne, różnią się dokumenty i uzgodnienia.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęOutlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
W biurze projektowym projektanci spędzają dużą część czasu poza projektowaniem: na ofertach, terminach, wersjach dokumentacji, uzgodnieniach i rozliczeniach. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Wiele biur projektowych wycenia projekty na wyczucie albo na podstawie ceny z poprzedniej oferty. Efekt widać dopiero po zakończeniu projektu, gdy okazuje się, że godzin było znacznie więcej, niż zakładała oferta. Opisujemy, jak wyceniać prace projektowe na podstawie danych i jak opisać zakres, żeby prace dodatkowe dało się rozliczyć.
Biuro projektowe może mieć pełny portfel zleceń i słaby wynik, bo część projektów przynosi stratę, o której nikt nie wie do końca roku. Opisujemy, jak liczyć rentowność każdego projektu w trakcie jego trwania, jakich danych do tego potrzeba i jak je zbierać bez dodatkowej pracy projektantów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie projekty prowadzicie, ilu macie projektantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu poza projektowaniem. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
