Co zautomatyzować w biurze projektowym? 7 procesów na początek

Gdy zapytać projektantów, ile czasu spędzają na projektowaniu, odpowiedzi bywają zaskakujące. Spora część dnia to praca, której nie uczono ich na studiach: oferty, harmonogramy, przypominanie branżystom o terminach, wysyłanie kolejnych wersji dokumentacji, pisma do urzędów i gestorów, odpowiadanie inwestorowi na pytania o status, uzupełnianie czasu pracy na koniec miesiąca.

Ta praca jest potrzebna, ale nie wymaga uprawnień projektowych ani talentu. A rośnie z każdym projektem. W biurze prowadzącym kilkanaście projektów jednocześnie kierownicy projektów często bardziej zarządzają informacjami niż projektami. Automatyzacja pozwala oddać tę pracę systemowi.

Poniżej opisujemy siedem procesów, od których biura projektowe najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.

Jak wybrać pierwszy proces

Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:

• powtarza się w każdym projekcie,
• ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
• zabiera czas projektantom albo jego błędy opóźniają projekty.

Przed wyborem warto prześledzić jeden zakończony projekt: ile było wersji dokumentacji, ile uzgodnień, ile razy przesuwał się termin i dlaczego, ile godzin zajął w porównaniu z ofertą. Jak przygotować taką mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.

1. Zapytania i oferty

Inwestor pyta o projekt, kierownik dzwoni, dopytuje, szuka podobnej oferty sprzed roku i składa nową. Oferta wychodzi po kilku dniach, a zakres jest opisany trochę inaczej niż poprzednio, co rodzi spory przy realizacji. Formularz o potrzeby inwestora, standardowa lista pozycji zakresu i szkic oferty z szablonu skracają ten czas do jednego dnia. Szczegóły opisujemy na stronie zapytania i oferty, a o samej wycenie w artykule wycena prac projektowych.

2. Harmonogramy i terminy

Każdy projekt ma etapy, zadania branżystów, terminy przekazań i uzgodnień. Gdy terminy są w kalendarzach poszczególnych osób, kierownik projektu dowiaduje się o opóźnieniu w ostatniej chwili. Harmonogram projektu według szablonu, przypomnienia dla projektantów i branżystów oraz informacja o zagrożonych terminach pozwalają reagować wcześniej. Więcej na stronie projekty, etapy i terminy.

3. Dokumentacja i wersje

Dokumentacja zmienia się wielokrotnie. Gdy przekazania idą mailem, inwestor i wykonawca pracują na różnych wersjach, a przy sporze trudno wykazać, co i kiedy zostało przekazane. Rejestr dokumentów z wersjami, przekazania z listą zmian i potwierdzeniem odbioru oraz automatyczne archiwum projektu usuwają ten problem. Opisujemy to na stronie dokumentacja i wersje.

4. Uzgodnienia i wnioski

Warunki przyłączenia, uzgodnienia z gestorami, opinie, decyzje: w jednym projekcie może być ich kilkanaście. Gdy status sprawdza się w mailach, opóźnienie jednego uzgodnienia wychodzi, gdy już blokuje projekt. Rejestr wniosków z terminami odpowiedzi, przypomnienia i szkice pism ponaglających sprawiają, że uzgodnienia są pod kontrolą. Szczegóły na stronie uzgodnienia i wnioski.

5. Uwagi inwestora i zmiany zakresu

Uwagi inwestora przychodzą w mailach, telefonach i na spotkaniach. Po miesiącu inwestor pyta, dlaczego jego uwaga nie została uwzględniona, a zmiany zakresu ustalone ustnie trudno rozliczyć. Rejestr uwag z odpowiedziami projektanta i rejestr zmian zakresu z akceptacją inwestora porządkują współpracę i chronią biuro przed sporami. Więcej na stronie komunikacja z inwestorem.

6. Czas pracy i budżet godzin

Czas pracy uzupełniany na koniec miesiąca z pamięci jest niedokładny, a przekroczenie budżetu godzin wychodzi po zakończeniu projektu. Prosty zapis czasu przy projektach i etapach, budżet godzin z oferty i ostrzeżenia, gdy etap zbliża się do budżetu, pozwalają porozmawiać z inwestorem o pracach dodatkowych w trakcie, a nie po projekcie. Opisujemy to na stronie czas pracy i rentowność.

7. Faktury za etapy

Gdy etap jest zakończony i przekazany, faktura powinna wyjść od razu. W wielu biurach wychodzi z opóźnieniem, bo nikt nie połączył zakończenia etapu z fakturowaniem. Automatyzacja przygotowuje fakturę za etap po potwierdzeniu przekazania, a osoba odpowiedzialna ją sprawdza i wysyła. Faktury trafiają do KSeF.

Jak policzyć, czy się opłaca

Przed wyborem procesu warto zrobić prosty rachunek. Ile godzin w tygodniu kierownicy projektów poświęcają na organizację? Ile razy w ostatnim roku projekt opóźnił się przez uzgodnienie lub materiały branżowe? Ile prac dodatkowych nie zostało rozliczonych? Ile dni mija od zakończenia etapu do faktury? Każda godzina kierownika projektu odzyskana z organizacji to godzina na projekt lub nowego klienta. Jak liczyć efekty, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.

Porównanie procesów

Czego nie automatyzować

Automatyzacja w biurze projektowym ma jasną granicę. System może przygotować ofertę, przypomnieć o terminie, poprowadzić rejestr dokumentacji i uzgodnień. Nie powinien podejmować decyzji projektowych, oceniać zgodności z przepisami ani podpisywać się pod czymkolwiek, za co odpowiada projektant z uprawnieniami. AI może pomóc w pracy z tekstem, o czym piszemy w artykule AI dla architektów.

Narzędzia, które już macie

Większość biur ma narzędzia, na których można zbudować automatyzację: dysk z dokumentacją, pakiet biurowy z kalendarzem, program do faktur. Programy projektowe zostają bez zmian, a automatyzacja korzysta z plików, które zapisują. Problemem jest zwykle brak połączeń i jednego rejestru projektów. Całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja biura projektowego.

Przykład: jeden tydzień kierownika projektu

To przykład ilustracyjny. Kierownik projektu prowadzi kilka projektów jednocześnie. W poniedziałek sprawdza w mailach, czy branżyści przesłali materiały, i pisze do dwóch z nich z przypomnieniem. We wtorek szuka, która wersja rzutów poszła do inwestora, bo inwestor pyta o zmianę, której nie widzi. W środę dzwoni do gestora sieci, bo nie pamięta, kiedy minął termin odpowiedzi. W czwartek składa ofertę na nowy projekt z fragmentów trzech starych. W piątek uzupełnia czas pracy za cały tydzień.

Po wdrożeniu przypomnienia do branżystów wychodzą same, rejestr pokazuje, która wersja trafiła do inwestora, termin uzgodnienia jest widoczny z wyprzedzeniem, szkic oferty powstaje z formularza, a czas pracy zapisuje się na bieżąco. Kierownik zajmuje się decyzjami, a nie szukaniem informacji.

Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu

Najlepiej zacząć od jednego procesu i kilku projektów, przetestować rozwiązanie przez kilka tygodni i dopiero potem rozszerzyć je na całe biuro. Projektanci powinni brać udział w projektowaniu rozwiązania, bo to oni będą z niego korzystać na co dzień.