Dyskusja o AI w architekturze kręci się zwykle wokół generowania wizualizacji. Tymczasem największa oszczędność czasu leży gdzie indziej: w tekstach, które architekt pisze codziennie. Opisujemy, w czym AI pomaga, czego nie powinno robić i jak korzystać z niego bezpiecznie.
W skrócie
- AI najlepiej sprawdza się w pracy z tekstem: szkicach pism, streszczeniach uwag, listach zmian i protokołach.
- Decyzje projektowe, zgodność z przepisami i podpis zostają przy projektancie z uprawnieniami.
- Asystent na dokumentach biura odpowiada ze źródłem, ogólny czat nie zna waszych projektów.
- Dane inwestora i dokumentacja wymagają narzędzia, które nie trenuje modeli na waszych danych.
Spis treści
Gdy mowa o AI w architekturze, większość rozmów dotyczy generowania obrazów: koncepcji, nastrojowych wizualizacji, wariantów elewacji. To ciekawy temat, ale dla większości pracowni nie tam leży największa oszczędność czasu. Architekt i projektant spędzają wiele godzin na pisaniu: pism do urzędów i gestorów, odpowiedzi na uwagi inwestora, notatek ze spotkań, list zmian do kolejnych wersji dokumentacji, opisów do ofert.
W tych zadaniach AI może pomóc od razu, bez zmiany programów projektowych i bez ryzyka dla odpowiedzialności zawodowej, o ile korzysta się z niego z głową. Poniżej opisujemy, gdzie AI ma sens w pracy architekta, gdzie przebiega granica i jak chronić dane inwestorów.
Gdzie AI pomaga architektowi
Szkice pism i odpowiedzi
Wezwanie do uzupełnienia wniosku, ponaglenie do gestora sieci, odpowiedź na pytanie inwestora o zakres etapu. Takie pisma mają powtarzalną strukturę, a różnią się szczegółami. AI przygotowuje szkic na podstawie kilku punktów od projektanta i wcześniejszych pism biura, a projektant go poprawia i wysyła. Pismo, które wcześniej zajmowało kwadrans, zajmuje kilka minut. Rejestr wniosków i terminów, z którego biorą się te pisma, opisujemy na stronie uzgodnienia i wnioski.
Streszczenia uwag inwestora
Inwestor przysyła długi mail z uwagami do koncepcji, a do tego dwie notatki głosowe i zdjęcia odręcznych dopisków. AI wyodrębnia z tego listę konkretnych uwag, z podziałem na branże, i oznacza te, które mogą oznaczać zmianę zakresu. Projektant pracuje na liście, a nie na wątku z kilkunastoma wiadomościami. Szerzej o rejestrze uwag piszemy na stronie komunikacja z inwestorem.
Notatki i protokoły ze spotkań
Po spotkaniu z inwestorem lub koordynacji branżowej ktoś musi spisać ustalenia. AI zamienia notatki lub nagranie (za zgodą uczestników) na protokół z listą ustaleń, osób odpowiedzialnych i terminów. Projektant sprawdza, czy ustalenia są oddane wiernie, i rozsyła protokół. Zadania z protokołu mogą od razu trafić do harmonogramu projektu.
Listy zmian w dokumentacji
Przy przekazaniu kolejnej wersji dokumentacji inwestor i wykonawca chcą wiedzieć, co się zmieniło. AI przygotowuje szkic listy zmian na podstawie opisu projektanta, uwag z rejestru i nazw zmienionych arkuszy. Projektant uzupełnia ją o to, czego system nie widzi. Obieg wersji opisujemy na stronie dokumentacja i wersje.
Opisy do ofert
Opis zakresu w ofercie powinien być spójny między ofertami, a jednocześnie dopasowany do konkretnego zapytania. AI przygotowuje opis na podstawie formularza zapytania i katalogu pozycji zakresu, którego używa biuro. Kierownik projektu sprawdza i zatwierdza. O samej wycenie piszemy w artykule wycena prac projektowych.
Wyszukiwanie w dokumentach biura
Ile razy ktoś w biurze szukał, jak rozwiązaliście podobny detal albo jakie warunki postawił ten sam gestor w poprzednim projekcie? Asystent AI na dokumentach biura odpowiada na takie pytania i wskazuje dokument, z którego pochodzi odpowiedź. Ogólny czat AI nie zna waszych projektów i odpowiada z ogólnej wiedzy, co w projektowaniu bywa mylące. O budowie takich asystentów piszemy na stronie asystent AI na firmowej wiedzy.
Czego AI nie robi
Granica jest prosta: AI pracuje z tekstem i porządkuje informacje, a nie projektuje i nie odpowiada za projekt. W praktyce oznacza to, że AI:
- nie podejmuje decyzji projektowych ani nie wybiera rozwiązań technicznych,
- nie ocenia zgodności projektu z przepisami i warunkami technicznymi,
- nie podpisuje się pod niczym, za co odpowiada projektant z uprawnieniami,
- nie wysyła pism ani dokumentacji bez sprawdzenia przez człowieka.
Modele językowe potrafią pisać przekonująco również wtedy, gdy się mylą. Przepis przywołany przez AI może nie istnieć albo mieć inną treść. Dlatego każdy tekst, który wychodzi z biura, sprawdza projektant, a odwołania do przepisów weryfikuje się w źródle.
Dane inwestorów i poufność
Dokumentacja projektowa, dane inwestora, adresy i plany budynków to informacje, których nie powinno się wklejać do darmowych, publicznych narzędzi AI. Przed wdrożeniem warto ustalić kilka zasad:
- korzystacie z narzędzia w wersji, która nie wykorzystuje waszych danych do trenowania modeli,
- wiadomo, gdzie dane są przetwarzane i kto ma do nich dostęp,
- dane osobowe inwestorów są ograniczone do tego, co potrzebne,
- zespół wie, czego nie wklejać do narzędzi AI.
Ogólne zasady dotyczące danych osobowych w automatyzacji opisujemy w artykule RODO a automatyzacja procesów. Jeśli dokumentacja jest w nieładzie, warto zacząć od porządku w plikach, o czym piszemy w artykule porządek w danych przed AI i automatyzacją.
Ogólny czat czy narzędzie dopasowane do biura
| Cecha | Ogólny czat AI | Asystent na dokumentach biura |
|---|---|---|
| Zna wasze projekty i pisma | Nie | Tak, w granicach udostępnionych dokumentów |
| Wskazuje źródło odpowiedzi | Zwykle nie | Tak |
| Kontrola nad danymi | Zależy od wersji i ustawień | Ustalona przy wdrożeniu |
| Szablony pism biura | Trzeba wklejać za każdym razem | Wbudowane |
| Czas uruchomienia | Od razu | Kilka tygodni |
Ogólny czat w płatnej wersji firmowej wystarcza do szkiców prostych pism i streszczeń. Gdy biuro chce, żeby AI korzystało z jego dokumentów i szablonów, potrzebne jest narzędzie przygotowane pod biuro. Jak AI w biurze projektowym łączy się z obiegiem dokumentacji i uzgodnień, opisujemy na stronie AI w biurze projektowym.
Przykład: odpowiedź na uwagi inwestora
To przykład ilustracyjny. Inwestor przesyła po prezentacji koncepcji mail z kilkunastoma uwagami, część dotyczy układu funkcjonalnego, część materiałów elewacji, a dwie wykraczają poza zakres z umowy. AI rozbija mail na listę uwag, przypisuje je do branż i oznacza dwie, które mogą być zmianą zakresu. Projektant przegląda listę, decyduje, które uwagi uwzględnia i jak, a AI przygotowuje szkic odpowiedzi do inwestora w tonie biura. Uwagi poza zakresem trafiają do rejestru zmian z prośbą o akceptację dodatkowego wynagrodzenia.
Całą merytoryczną pracę wykonuje projektant. AI oszczędza czas na przepisywaniu, porządkowaniu i redagowaniu, a rejestr uwag zostaje w systemie na wypadek pytań w przyszłości.
Jak mierzyć efekt
Zanim ocenicie, czy AI się sprawdza, warto zapisać punkt wyjścia: ile czasu zajmuje dziś przygotowanie typowego pisma, protokołu albo listy zmian. Po kilku tygodniach porównajcie to z czasem pracy na szkicach od AI i policzcie, jak często szkic wymagał przepisania od nowa. Jeśli tak dzieje się często, problemem są zwykle szablony albo zbyt ogólne polecenia, a nie samo narzędzie.
Jak zacząć
Najprościej zacząć od jednego rodzaju tekstu, który zespół pisze często, na przykład pism do gestorów albo protokołów ze spotkań. Przez kilka tygodni projektanci korzystają z AI przy tym jednym zadaniu, a potem oceniacie, ile czasu to oszczędza i jak często szkic wymaga dużych poprawek. Dopiero wtedy warto iść dalej.
Równie ważne jak narzędzie jest przygotowanie zespołu. Projektanci powinni wiedzieć, jak formułować polecenia, jak sprawdzać wynik i czego nie wklejać. Pomagamy w tym podczas szkoleń AI dla zespołów. Jeśli chcecie zobaczyć, które procesy w biurze opłaca się zautomatyzować także bez AI, zajrzyjcie do artykułu co zautomatyzować w biurze projektowym.
Najczęściej zadawane pytania
Czy AI może przygotować opis techniczny projektu?
Może przygotować szkic na podstawie szablonu biura i danych od projektanta. Treść merytoryczną sprawdza i odpowiada za nią projektant.
Czy możemy wklejać dokumentację do ChatGPT?
Tylko do wersji firmowej, która nie trenuje modeli na waszych danych, i tylko w granicach ustalonych zasad. Do darmowych narzędzi nie wklejamy danych inwestorów ani planów.
Czy AI zastąpi architekta?
Nie. AI odciąża z pisania i szukania informacji. Projektowanie, decyzje i odpowiedzialność zostają przy architekcie.
Czy musimy zmieniać programy projektowe?
Nie. AI pracuje z tekstami i dokumentami, a programy projektowe zostają bez zmian.
Od czego zacząć korzystanie z AI w biurze?
Od jednego rodzaju tekstu pisanego często, na przykład pism do gestorów albo protokołów ze spotkań, i od ustalenia zasad pracy z danymi.
Jak możemy pomóc
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.