Wycena prac projektowych: jak liczyć, żeby nie dokładać do projektu

Wycena prac projektowych to jedna z najtrudniejszych decyzji w biurze. Za wysoka cena oznacza utracone zlecenie, za niska oznacza projekt, przy którym zespół pracuje miesiącami na stracie. Problem polega na tym, że w momencie składania oferty biuro wie o projekcie niewiele, a o tym, ile faktycznie kosztowały poprzednie podobne projekty, często nie wie nic pewnego.

W wielu biurach wycena wygląda podobnie: kierownik projektu szuka podobnej oferty sprzed roku, koryguje cenę o wielkość obiektu i własne wyczucie, dopisuje zakres z pamięci. Oferta wychodzi, projekt się zaczyna, a po zakończeniu nikt nie porównuje rzeczywistego czasu z tym, co założono w ofercie. Kolejna wycena powstaje tak samo.

Poniżej opisujemy, jak wyceniać prace projektowe w sposób, który da się sprawdzić i poprawiać z projektu na projekt.

Metody wyceny

Biura projektowe korzystają zwykle z kilku metod, często łącząc je ze sobą:

• ryczałt za cały projekt: prosty dla inwestora, ale całe ryzyko przekroczenia czasu leży po stronie biura,
• stawka za metr kwadratowy: wygodna przy powtarzalnych obiektach, myląca przy projektach nietypowych,
• procent wartości inwestycji: zależny od szacunku kosztów budowy, który na starcie bywa niepewny,
• wynagrodzenie za etapy: ryczałt podzielony na koncepcję, projekt budowlany, projekt wykonawczy, nadzór,
• rozliczenie godzinowe: przejrzyste przy pracach trudnych do oszacowania, rzadziej akceptowane przez inwestorów.

Bez względu na formę ceny, którą widzi inwestor, biuro powinno wiedzieć, ile godzin pracy kryje się za ceną. Inaczej nie da się ocenić, czy oferta jest opłacalna.

Budżet godzin na etapy

Podstawą rzetelnej wyceny jest budżet godzin rozpisany na etapy i branże. Dla każdego etapu biuro szacuje, ile godzin zajmie praca architektów, branżystów i koordynacja. Do tego dochodzi czas na uzgodnienia, spotkania z inwestorem i poprawki, który w ofertach jest najczęściej pomijany.

Budżet godzin pomnożony przez stawki wewnętrzne daje koszt projektu. Dopiero do niego biuro dolicza narzut i ustala cenę. Jeśli cena wynikająca z rynku jest niższa niż koszt z budżetu, biuro wie o tym przed złożeniem oferty i może świadomie zdecydować, czy przyjmuje zlecenie, czy zmienia zakres.

Skąd brać dane do wyceny

Budżet godzin jest tak dobry, jak dane, na których się opiera. Najlepszym źródłem jest rzeczywisty czas pracy z zakończonych projektów, zapisany przy projektach i etapach. Gdy biuro ma takie dane z kilkunastu projektów, może zobaczyć, ile godzin zajmuje typowo koncepcja domu jednorodzinnego, a ile projekt wykonawczy budynku usługowego.

Problem w tym, że w wielu biurach czas pracy jest zapisywany ogólnie, na koniec miesiąca, bez podziału na etapy. Wtedy danych do wyceny nie ma. Dlatego porządek w zapisie czasu jest pierwszym krokiem do lepszych wycen. Opisujemy to na stronie czas pracy i rentowność.

Zakres w ofercie

Oferta, w której zakres opisano jednym zdaniem, jest zaproszeniem do sporów. Inwestor rozumie ją szeroko, biuro wąsko, a różnica wychodzi przy pierwszej dużej zmianie. Dobrze opisany zakres zawiera:

• listę etapów i dokumentów, które biuro przekaże w każdym z nich,
• liczbę wariantów koncepcji i rund poprawek wliczonych w cenę,
• branże objęte ofertą i te, które inwestor zleca osobno,
• zasady rozliczania prac dodatkowych i zmian zakresu,
• terminy przekazania, zależne od dostarczenia materiałów przez inwestora.

Standardowy katalog pozycji zakresu, z którego korzysta całe biuro, sprawia, że oferty są spójne, a kierownik projektu nie musi pisać ich od nowa. Jak przyspieszyć przygotowanie ofert, opisujemy na stronie zapytania i oferty.

Prace dodatkowe

Prace dodatkowe to miejsce, w którym biura projektowe tracą najwięcej. Inwestor prosi o kolejny wariant, zmianę układu po zatwierdzeniu koncepcji, dodatkową branżę. Projektant robi to, bo zależy mu na relacji, a o rozliczeniu nikt nie pamięta. Po projekcie okazuje się, że prace dodatkowe zajęły dużą część budżetu godzin.

Rozwiązaniem jest rejestr zmian zakresu: każda prośba wykraczająca poza ofertę trafia do rejestru z szacunkiem godzin i ceną, a inwestor akceptuje ją przed rozpoczęciem pracy. Szerzej o rejestrze uwag i zmian piszemy na stronie komunikacja z inwestorem.

Przykład wyceny z budżetu godzin

To przykład ilustracyjny. Biuro dostaje zapytanie o projekt budynku biurowego. Kierownik projektu wypełnia formularz: rodzaj obiektu, powierzchnia, etapy, branże. System podpowiada budżet godzin na podstawie trzech podobnych zakończonych projektów i pokazuje, że w każdym z nich etap uzgodnień przekroczył plan. Kierownik zwiększa budżet uzgodnień, dolicza narzut i widzi, że cena wychodzi powyżej tego, czego spodziewa się inwestor. Zamiast obniżać cenę, proponuje zawęzić zakres: projekt wykonawczy wnętrz jako osobna oferta. Szkic oferty z opisem zakresu powstaje z katalogu pozycji.

Jak automatyzacja pomaga w wycenie

Najważniejsze jest połączenie oferty z późniejszą realizacją. Budżet godzin z oferty staje się budżetem projektu, a raport po zakończeniu pokazuje, które etapy przekroczyły plan. Te dane trafiają do kolejnych wycen. O tym, jak liczyć wynik projektów, piszemy w artykule rentowność projektów w biurze projektowym.

Najczęstsze błędy w wycenach

• Pominięcie czasu na uzgodnienia i spotkania. Wycena obejmuje rysunki, a nie obejmuje kilkunastu spotkań z inwestorem i korespondencji z gestorami.
• Brak limitu poprawek. Oferta nie mówi, ile rund zmian obejmuje cena, więc każda kolejna runda jest w praktyce darmowa.
• Kopiowanie ceny z poprzedniej oferty. Poprzednia cena mogła być już stratna, a nikt tego nie sprawdził.
• Brak zależności terminów od materiałów inwestora. Gdy inwestor spóźnia się z danymi, biuro i tak odpowiada za termin.
• Brak porównania po projekcie. Bez raportu plan kontra wykonanie te same błędy powtarzają się w kolejnych ofertach.

Każdy z tych błędów da się ograniczyć prostym narzędziem: katalogiem pozycji zakresu z pozycją na uzgodnienia, standardowym limitem poprawek w szablonie oferty i raportem po zakończeniu projektu. Integracja z programem do faktur pozwala dodatkowo wystawiać faktury za etapy zaraz po przekazaniu dokumentacji. O łączeniu systemów piszemy na stronie integracje systemów.

Od czego zacząć

Jeśli biuro nie ma dziś danych o czasie pracy według etapów, warto zacząć od zapisu czasu i od jednego szablonu oferty z katalogiem pozycji zakresu. Po kilku zakończonych projektach pojawią się pierwsze dane do porównań. Więcej procesów, od których biura zaczynają automatyzację, opisujemy w artykule co zautomatyzować w biurze projektowym, a całe podejście na stronie automatyzacja biura projektowego.