Nieruchomości: zgłoszenia najemców
Cieknący kran, zepsuta pralka, problem z domofonem: zarządca najmu dostaje zgłoszenia telefonem, SMS-em i przez komunikatory, często wieczorem i w weekend. Bez wspólnego rejestru trudno pilnować, co jest zrobione, a najemcy dzwonią z pytaniem o status. Automatyzujemy obsługę zgłoszeń: najemca zgłasza usterkę przez prosty formularz, system nadaje kategorię i pilność, przydziela serwis i informuje najemcę o postępach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, zarządca spędza dzień na telefonie zamiast na zarządzaniu.
Nieruchomości
Najemca zgłasza usterkę przez prosty formularz z linku lub kodu QR w mieszkaniu: opis, zdjęcie, dostępność. Zgłoszenia przesłane SMS-em lub mailem trafiają do tego samego rejestru. AI może rozpoznać rodzaj usterki i jej pilność na podstawie opisu i zdjęcia, np. odróżnić zalanie od cieknącego kranu.
Pilne zgłoszenia trafiają od razu do zarządcy, także SMS-em. Pozostałe są przydzielane do serwisu według kategorii i lokalizacji. Serwisant dostaje zgłoszenie z danymi kontaktowymi i zdjęciami, a po naprawie zamyka je z kosztem i zdjęciem.
Najemca dostaje informację o przyjęciu zgłoszenia, terminie i zakończeniu naprawy. Koszty są przypisane do lokalu i trafiają do rozliczenia z właścicielem, a właściciel widzi zgłoszenia w swoim raporcie.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do liczby lokali i sposobu współpracy z serwisami.
Opis, zdjęcia i dostępność, z linku lub kodu QR.
Zgłoszenia z SMS-ów i maili w tym samym rejestrze.
Rodzaj usterki i pilność rozpoznane z opisu i zdjęcia.
Według kategorii, lokalizacji i dostępności.
Przyjęcie, termin i zakończenie naprawy.
Koszt, zdjęcie i opis od serwisanta.
Koszty napraw przypisane do lokalu i właściciela.
Zgłoszenia według lokali, kategorii i czasu naprawy.
Przykładowe przepływy
Od zgłoszenia do zamkniętej naprawy.
Najemca zgłasza cieknący kran przez formularz
Najemca wie, kiedy przyjdzie serwis, a koszt trafia do rozliczenia.
Zgłoszenie zalania
Pilna sprawa nie czeka w kolejce.
Przykład z praktyki
Przykład firmy zarządzającej kilkudziesięcioma mieszkaniami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Kanały | DziśTelefon, SMS, komunikatory. | Po automatyzacjiFormularz i jeden rejestr. |
| Szczegóły | DziśOddzwanianie po zdjęcia. | Po automatyzacjiZdjęcia w zgłoszeniu. |
| Status | DziśNajemca dzwoni z pytaniem. | Po automatyzacjiDostaje informacje automatycznie. |
| Koszty | DziśTrudne do przypisania. | Po automatyzacjiPrzypisane do lokalu i właściciela. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od kilku budynków lub grupy lokali.
Sprawdzamy, jak dziś przyjmujecie zgłoszenia i współpracujecie z serwisami.
Od wasRozmowa z zarządcą i lista serwisów.
Ustalamy kategorie, zasady pilności, przydziału i treści wiadomości.
Od wasAkceptacja zasad.
Budujemy formularz i przepływy, testujemy je na wybranych lokalach.
Od wasInformacja dla najemców w teście.
Włączamy wszystkie lokale i rozwijamy raporty.
Od wasUwagi zarządców i serwisów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża agentów lub zarządców, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od formularza i rejestru.
Dla firm, które chcą mieć wszystko w jednym miejscu.
Dla firm współpracujących z wieloma serwisami.
Dla firm, które chcą lepiej informować właścicieli.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Pilna usterka zostanie uznana za zwykłą.
Najemca może sam oznaczyć zgłoszenie jako pilne, a lista słów i kategorii awaryjnych zawsze trafia do zarządcy.
Najemca nie skorzysta z formularza.
SMS-y i maile trafiają do tego samego rejestru.
Serwis nie zamknie zgłoszenia.
Przypomnienia dla serwisu i informacja dla zarządcy po terminie.
Dane najemców w niewłaściwych rękach.
Serwis widzi tylko dane potrzebne do naprawy.
FAQ
Zgłoszenia najemców: pytania i odpowiedzi
Nie. Wystarczy formularz z linku lub kodu QR w mieszkaniu.
Pilne zgłoszenia trafiają do osoby dyżurnej SMS-em, a najemca dostaje listę kontaktów awaryjnych.
Wystarczy link do zgłoszenia i prosty formularz zamknięcia. Nie potrzebują konta.
Tak, jeśli korzystacie z naszych rozliczeń najmu lub systemu, który na to pozwala.
Tak. Zgłoszenia od mieszkańców mogą trafiać do zarządcy w ten sam sposób.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada klientom na stronie i w Messengerze o każdej porze.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Przy kilku mieszkaniach arkusz i telefon wystarczają. Przy kilkudziesięciu zarządca spędza dni na dopasowywaniu wpłat, odbieraniu zgłoszeń i składaniu rozliczeń dla właścicieli. Opisujemy, jak poukładać zarządzanie najmem, żeby rosło razem z liczbą lokali.
Agent nieruchomości zarabia na transakcjach, a dużą część dnia spędza na przepisywaniu zapytań, umawianiu prezentacji i przygotowywaniu dokumentów. Opisujemy siedem procesów, od których biura i zarządcy najmu najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Airtable potrafi zastąpić kilka arkuszy i drogich programów naraz, jeśli jest dobrze zaprojektowany. Pokazujemy sześć zastosowań, które sprawdzają się w małych i średnich firmach, razem z automatyzacjami, które na nich działają.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czy prowadzicie pośrednictwo, zarządzanie czy oba, i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
