Przy kilku mieszkaniach arkusz i telefon wystarczają. Przy kilkudziesięciu zarządca spędza dni na dopasowywaniu wpłat, odbieraniu zgłoszeń i składaniu rozliczeń dla właścicieli. Opisujemy, jak poukładać zarządzanie najmem, żeby rosło razem z liczbą lokali.
W skrócie
- Podstawą jest jedna baza lokali: najemcy, umowy, czynsze, kaucje i właściciele.
- Najwięcej czasu odzyskuje się na dopasowaniu wpłat, zgłoszeniach najemców i rozliczeniach z właścicielami.
- Przelewy i rozliczenia zawsze akceptuje człowiek, system je przygotowuje.
- Wdrożenie najlepiej zacząć od jednego obszaru i jednej grupy lokali.
Spis treści
Zarządzanie najmem zaczyna się zwykle od kilku mieszkań. Wtedy wszystko mieści się w arkuszu i w telefonie zarządcy: kto mieszka, ile płaci, kiedy kończy się umowa, do kogo dzwonić, gdy cieknie kran. Problem pojawia się, gdy lokali jest kilkadziesiąt, właścicieli kilkunastu, a zarządców kilku. Arkusz ma kilkanaście zakładek, każdy zarządca prowadzi go trochę inaczej, a koniec miesiąca oznacza kilka dni składania rozliczeń.
W tym artykule opisujemy, jak poukładać zarządzanie najmem tak, żeby rosło razem z liczbą lokali, a nie razem z liczbą zarządców. Piszemy o najmie długoterminowym, choć wiele zasad dotyczy też najmu krótkoterminowego.
Gdzie arkusz przestaje wystarczać
Arkusz jest świetny do liczenia, ale słaby jako baza danych. Nie pilnuje, czy wpis jest kompletny, nie łączy wpłat z lokalami, nie przypomina o terminach i nie pokazuje historii zmian. Gdy kilka osób pracuje na tym samym pliku, łatwo o nadpisanie danych. Gdy dane są w kilku plikach, łatwo o rozbieżności. Porównanie obu podejść opisujemy w artykule Airtable czy Excel.
Typowe sygnały, że arkusz już nie wystarcza:
- dopasowanie wpłat z wyciągu zajmuje więcej niż godzinę dziennie,
- zaległości zauważacie dopiero na koniec miesiąca,
- rozliczenie dla właściciela składacie z kilku plików,
- nie wiecie bez sprawdzania, które usterki są otwarte,
- terminy z umów, np. końca najmu czy waloryzacji, pilnuje się z pamięci.
Baza lokali jako fundament
Pierwszym krokiem jest jedna baza, w której każdy lokal ma swój rekord połączony z najemcą, umową, właścicielem i warunkami współpracy z właścicielem. Z umowy wynikają czynsz, zaliczki, kaucja i terminy. Z warunków współpracy wynika prowizja i sposób rozliczenia. Każda wpłata, każde zgłoszenie i każdy koszt jest przypisany do lokalu.
Taka baza może powstać w systemie do zarządzania najmem, jeśli pasuje do waszego sposobu pracy, albo w elastycznym narzędziu, takim jak Airtable, dopasowanym do procesów firmy. O projektowaniu takiej bazy piszemy na stronie usługi projektowanie baz danych.
Wpłaty i zaległości
Dopasowanie wpłat to zadanie, które idealnie nadaje się do automatyzacji. Wpłaty z banku są codziennie pobierane i dopasowywane do lokali po tytule przelewu i kwocie. Wpłaty niejednoznaczne, np. z innym tytułem lub w innej kwocie, trafiają do sprawdzenia przez zarządcę. Najemcy, którzy dostają stały tytuł przelewu z numerem lokalu, bardzo ułatwiają ten proces.
Gdy wpłaty są dopasowane na bieżąco, przypomnienia o płatnościach mogą wychodzić automatycznie: przed terminem, w dniu terminu i po nim, według zasad firmy. Przed wysyłką system sprawdza wpłaty z ostatnich dni, żeby nie przypominać najemcy, który już zapłacił. Szczegóły opisujemy na stronie rozliczenia najmu.
Zgłoszenia najemców
Druga rzecz, która zabiera zarządcom najwięcej czasu, to zgłoszenia. Prosty formularz z linku lub kodu QR w mieszkaniu, z opisem i zdjęciem, zastępuje telefony i wiadomości w kilku komunikatorach. Zgłoszenia trafiają do jednego rejestru, pilne od razu do zarządcy, pozostałe do serwisu według kategorii. Najemca dostaje informację o przyjęciu, terminie i zakończeniu naprawy, a koszt trafia do rozliczenia z właścicielem. Więcej na stronie zgłoszenia najemców.
Rozliczenia z właścicielami
Na koniec miesiąca każdy właściciel powinien dostać rozliczenie: wpływy z czynszu, koszty napraw i usług, prowizję firmy i kwotę do przelewu. Gdy wpłaty i koszty są przypisane do lokali na bieżąco, rozliczenie powstaje automatycznie. Zarządca je sprawdza i akceptuje, a właściciel dostaje raport i przelew.
Dwie zasady są tu ważne. Po pierwsze, rozliczenie zawsze akceptuje człowiek. Po drugie, przelewy do właścicieli zatwierdza osoba upoważniona w banku. System przygotowuje paczkę przelewów, ale nie wysyła pieniędzy sam. Faktury za usługi zarządzania powstają w programie do faktur i trafiają do KSeF.
Komunikacja z najemcami
Najemcy pytają o te same rzeczy: jak zapłacić za media, kiedy będzie rozliczenie, jak zgłosić usterkę, jak wypowiedzieć umowę. Pakiet informacji dla nowego najemcy i asystent AI odpowiadający na podstawie dokumentów firmy zmniejszają liczbę telefonów. Sprawy indywidualne i sporne zawsze trafiają do zarządcy. Opisujemy to na stronie komunikacja z najemcami.
Terminy z umów
Koniec okresu najmu, waloryzacja czynszu, termin zwrotu kaucji, przegląd instalacji: terminy wynikają z umów i przepisów, a ich przeoczenie kosztuje. Gdy umowy są w bazie, terminy trafiają do kalendarza zarządcy z przypomnieniami. Przed końcem umowy najemca może dostać pytanie, czy chce ją przedłużyć, a zarządca informację, że lokal może wkrótce wymagać nowego najemcy.
Raporty dla zarządu firmy
Gdy dane o lokalach, wpłatach, zgłoszeniach i rozliczeniach są w jednym miejscu, właściciel firmy zarządzającej najmem dostaje coś, czego wcześniej nie miał: obraz całości. Ile lokali jest wynajętych, a ile czeka na najemcę? Jakie są zaległości i jak się zmieniają? Które budynki generują najwięcej zgłoszeń? Ile czasu trwa średnio naprawa? Ile zarabia firma na poszczególnych właścicielach?
Takie zestawienie może powstawać automatycznie raz w tygodniu albo raz w miesiącu. Pomaga podejmować decyzje: o zmianie serwisu, który często się spóźnia, o rozmowie z właścicielem lokalu, który wymaga ciągłych napraw, o zatrudnieniu kolejnego zarządcy, gdy liczba lokali rośnie. O automatyzacji raportów piszemy na stronie usługi automatyzacja raportów.
Od czego zacząć
Nie trzeba robić wszystkiego naraz. Najczęściej zaczynamy od jednego z trzech obszarów:
- 1Wpłaty i przypomnienia, gdy największym problemem są zaległości i czas spędzany na wyciągach.
- 2Zgłoszenia, gdy zarządcy spędzają dzień na telefonie.
- 3Rozliczenia z właścicielami, gdy koniec miesiąca zabiera kilka dni.
Każdy z nich wymaga bazy lokali, więc ten element powstaje zawsze na początku. Test najlepiej przeprowadzić na jednej grupie lokali, porównując wyniki z obecnym sposobem przez jeden miesiąc.
Porównanie obszarów
| Obszar | Co zyskujecie | Co jest potrzebne |
|---|---|---|
| Wpłaty | Saldo każdego najemcy na bieżąco | Dane z banku, stały tytuł przelewu |
| Przypomnienia | Mniej zaległości, mniej telefonów | Dopasowane wpłaty |
| Zgłoszenia | Kontrola nad naprawami | Formularz, lista serwisów |
| Rozliczenia | Raport i przelew dla właściciela na czas | Wpłaty i koszty przypisane do lokali |
| Komunikacja | Mniej powtarzalnych pytań | Uporządkowane dokumenty firmy |
| Terminy | Nic nie umyka | Umowy w bazie |
Po teście warto usiąść z zarządcami i zapytać, co działało, a co nie. Często okazuje się, że drobne zmiany, np. inna treść przypomnienia albo dodatkowe pole w formularzu zgłoszenia, mają duży wpływ na to, jak rozwiązanie przyjmuje się w codziennej pracy.
Na co uważać
Zarządzanie najmem to dużo danych osobowych najemców i pieniądze właścicieli. Dostęp do danych powinien wynikać z roli: serwisant widzi tylko to, co jest potrzebne do naprawy, właściciel tylko swoje lokale. Warto też zadbać o kopie zapasowe i historię zmian. O zasadach przetwarzania danych piszemy w artykule RODO a automatyzacja procesów.
Całe podejście do automatyzacji w tej branży, także dla biur pośrednictwa, opisujemy na stronie automatyzacja biura nieruchomości.
Najczęściej zadawane pytania
Od ilu mieszkań warto zrezygnować z arkusza?
Nie ma jednej granicy. Sygnałem jest czas: gdy dopasowanie wpłat, zgłoszenia i rozliczenia zabierają zarządcom kilka dni w miesiącu, warto to uporządkować.
Czy potrzebny jest specjalny program do zarządzania najmem?
Nie zawsze. Jeśli gotowy program pasuje do waszego sposobu pracy, warto go rozważyć. W innym przypadku sprawdza się elastyczna baza połączona z bankiem i programem do faktur.
Czy system sam wyśle przelewy do właścicieli?
Nie. System przygotowuje rozliczenie i paczkę przelewów, a zatwierdza je osoba upoważniona w banku.
Czy to działa dla najmu krótkoterminowego?
Częściowo. Zasady bazy, zgłoszeń i rozliczeń są podobne, ale dochodzą rezerwacje, platformy i sprzątanie, więc zakres ustalamy osobno.
Jak długo trwa wdrożenie?
Pierwszy obszar razem z bazą lokali to zwykle kilka tygodni, łącznie z testem na jednej grupie lokali.
Jak możemy pomóc
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.