RPARobotic Process Automation

Co to jest RPA

RPA, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, to programy, które wykonują w komputerze te same czynności co człowiek. Otwierają aplikację, logują się, przechodzą do odpowiedniego ekranu, kopiują dane z jednego okna i wklejają w drugie. Słowo „robot” nie oznacza tu maszyny, tylko program działający według zapisanego scenariusza.

RPA powstało jako odpowiedź na stare systemy, które nie mają API. Gdy jedynym sposobem pracy z programem jest jego ekran, robot może ten ekran obsługiwać za człowieka.

RPA a integracja przez API

Zasada jest prosta: jeśli system ma API, integracja przez API jest prawie zawsze lepsza. RPA to rozwiązanie dla sytuacji, w których innej drogi nie ma, albo rozwiązanie przejściowe do czasu wymiany starego systemu.

Jak to wygląda w praktyce

To przykład ilustracyjny. Firma korzysta ze starszego programu magazynowego bez API. Każdego dnia pracownik przepisuje do niego zamówienia z arkusza. Robot RPA, zbudowany na przykład w Power Automate, otwiera program, przechodzi do formularza zamówienia, wpisuje kolejne pozycje z arkusza i zapisuje numer dokumentu z powrotem w arkuszu. Pracownik sprawdza tylko zamówienia, przy których robot zgłosił błąd.

Kiedy RPA ma sens

• system nie ma API ani możliwości importu plików,
• czynność jest powtarzalna i ma jasne zasady,
• wygląd ekranów rzadko się zmienia,
• wymiana systemu nie jest planowana w najbliższym czasie.

RPA a AI

Klasyczny robot RPA wykonuje dokładnie to, co mu zapisano, i zatrzymuje się, gdy coś wygląda inaczej. Połączenie z AI pozwala obsłużyć mniej przewidywalne sytuacje: model odczyta dokument w nowym układzie albo zrozumie treść maila, a robot wpisze wynik do starego programu. Taki układ wymaga jednak dodatkowej kontroli, bo błąd modelu zostanie wpisany do systemu tak samo sprawnie jak poprawne dane.

Na co uważać

Roboty RPA są wrażliwe na zmiany: aktualizacja programu, nowe okno komunikatu czy wolniejsze działanie sieci potrafią zatrzymać robota. Dlatego każde wdrożenie RPA potrzebuje monitoringu i osoby, która wie, co zrobić, gdy robot się zatrzyma. Coraz częściej RPA łączy się też z AI: model odczytuje dokument, a robot wpisuje dane do starego systemu. Odczyt dokumentów opisujemy w haśle IDP.

Zanim zdecydujecie się na RPA, warto sprawdzić, czy proces nie da się uprościć albo czy system nie ma jednak importu danych. Pomagamy to ocenić podczas audytu procesów, a automatyzacje w nietypowych systemach budujemy w usłudze automatyzacja i AI w niestandardowych procesach.