APIApplication Programming Interface

Co to jest API

Każdy program ma interfejs dla ludzi: ekrany, przyciski, formularze. API to interfejs dla innych programów. Zamiast klikać w panelu, program wysyła ustrukturyzowane zapytanie, na przykład „podaj listę faktur z ostatniego tygodnia” albo „zapisz nowego klienta z tymi danymi”, i dostaje odpowiedź w formacie, który łatwo przetworzyć, najczęściej JSON.

API określa, o co można poprosić, jakie dane trzeba podać i jak wygląda odpowiedź. Dostawca systemu publikuje dokumentację API, a każdy, kto ma odpowiednie uprawnienia, może z niego korzystać. Dostęp zabezpiecza się kluczem albo logowaniem przez dedykowane konto.

Do czego API służy w firmie

API pozwala połączyć systemy, które same z siebie się nie znają. Dzięki niemu:

• zamówienie ze sklepu trafia do ERP bez przepisywania,
• faktura z programu do fakturowania trafia do księgowości i do KSeF,
• dane klienta z formularza zapisują się w CRM,
• raport pobiera dane z kilku systemów naraz.

Bez API takie połączenia wymagałyby ręcznego eksportu i importu plików albo przepisywania danych przez ludzi.

API a webhook

Przez API to automatyzacja pyta system o dane albo zleca zapis. Webhook działa odwrotnie: system sam informuje, że coś się wydarzyło. Dobre integracje łączą oba podejścia. Webhook uruchamia przepływ, a API dostarcza szczegóły i zapisuje wynik.

Jak to wygląda w praktyce

To przykład ilustracyjny. Hurtownia chce, żeby stany magazynowe z ERP były widoczne w sklepie internetowym. Automatyzacja co kwadrans pyta API systemu ERP o zmiany stanów, a następnie przez API sklepu aktualizuje dostępność produktów. Nikt nie eksportuje plików i nikt nie sprzedaje towaru, którego nie ma. Takie połączenia budujemy w narzędziach jak n8n albo Make, a gdy gotowe moduły nie wystarczają, piszemy własne wywołania API.

Jak czytać dokumentację API

Dokumentacja API opisuje dostępne operacje, zwykle nazywane punktami końcowymi. Dla każdego jest adres, rodzaj zapytania, wymagane pola i przykład odpowiedzi. Nie trzeba być programistą, żeby z niej skorzystać przy ocenie systemu. Wystarczy sprawdzić, czy da się pobrać i zapisać dane, których potrzebujecie: klientów, zamówienia, faktury, statusy. Jeśli w dokumentacji brakuje operacji niezbędnej w waszym procesie, lepiej wiedzieć o tym przed zakupem.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemów

• Czy system w ogóle ma API. Starsze programy instalowane lokalnie często go nie mają albo udostępniają tylko część danych.
• Limity zapytań. Wiele API ogranicza liczbę zapytań w określonym czasie. Integracja musi to uwzględniać.
• Dostęp w planie abonamentowym. U części dostawców API jest dostępne dopiero w wyższych planach.
• Dokumentacja i stabilność. Dobrze opisane API, które nie zmienia się co miesiąc, oznacza tańsze utrzymanie integracji.

Jeśli wybieracie nowy system, warto zapytać o API przed zakupem. To często decyduje o tym, czy da się go potem połączyć z resztą firmy. Więcej o wyborze narzędzi piszemy w artykule jak wybrać narzędzie do automatyzacji, a samym łączeniem systemów zajmujemy się w usłudze integracje systemów.