Gdy mowa o automatyzacji w produkcji, większość osób myśli o robotach i liniach. Tymczasem w wielu zakładach najwięcej czasu ginie poza maszynami: w wycenach, potwierdzeniach zamówień, zakupach, reklamacjach i szukaniu dokumentów. Opisujemy siedem procesów, od których zakłady najczęściej zaczynają, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
W skrócie
- Maszyny w wielu zakładach są nowoczesne, a informacja wokół nich wciąż krąży mailem, telefonem i w arkuszach.
- Najlepszy pierwszy proces to ten, który łączy kilka działów i najczęściej się zacina.
- Wiele zakładów zaczyna od wycen albo od reklamacji, bo tam efekt widać szybko.
- Automatyzacja nie dotyka sterowania maszynami ani decyzji technologicznych.
Spis treści
W wielu zakładach produkcyjnych widać ciekawy kontrast. Na hali pracują nowoczesne maszyny, sterowane programami i planowane co do godziny. Kilka metrów dalej, w biurze, handlowiec przepisuje zamówienie z PDF-u do ERP, technolog szuka poprzedniej kalkulacji w folderze, zakupowiec dzwoni do dostawcy po potwierdzenie, a dział jakości składa raport reklamacyjny z pięciu różnych źródeł.
Ta praca nie wymaga wiedzy technologicznej, ale zabiera czas ludziom, którzy ją mają. Do tego każde przekazanie informacji mailem lub telefonem to okazja do pomyłki: zła wersja rysunku na hali, termin podany klientowi bez sprawdzenia, materiał zamówiony za późno. Automatyzacja przepływu informacji między działami to często szybszy efekt niż kolejna inwestycja w park maszyn.
Poniżej opisujemy siedem procesów, od których zakłady najczęściej zaczynają, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Jak wybrać pierwszy proces
Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:
- powtarza się wiele razy w tygodniu,
- przechodzi przez kilka działów i właśnie na przekazaniach się zacina,
- jego błędy kosztują: utracone zlecenie, reklamację, postój albo karę umowną.
Przed wyborem warto prześledzić jedno zamówienie od zapytania do faktury i zapisać, ile razy dane zostały przepisane, ile było telefonów między działami i gdzie sprawa czekała najdłużej. Jak przygotować taką mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.
1. Zapytania ofertowe i wyceny
Klient przysyła zapytanie z rysunkiem, ilościami i terminem. Handlowiec przepisuje dane, technolog liczy czasy i materiał między innymi zadaniami, a oferta wychodzi po kilku dniach. W tym czasie klient często dostaje ofertę od konkurencji. Automatyzacja wyodrębnia dane z zapytania, podpowiada kalkulację na podstawie podobnych wyrobów, a technolog liczy tylko to, co nowe. Szczegóły opisujemy na stronie zapytania ofertowe i wyceny, a o samej kalkulacji w artykule kalkulacja kosztów zlecenia produkcyjnego.
2. Zamówienia i potwierdzenia
Zamówienia przychodzą mailem, jako PDF albo przez portal klienta. Ktoś przepisuje je do ERP, porównuje z ofertą i wysyła potwierdzenie z terminem. Gdy klient pyta o status, handlowiec dzwoni na halę. Automatyzacja odczytuje pozycje zamówienia, zaznacza różnice względem oferty i przygotowuje potwierdzenie, a status zamówienia jest widoczny bez telefonu. Więcej na stronie zamówienia klientów i terminy.
3. Zakupy i potwierdzenia od dostawców
Zakupowiec rozsyła zapytania, porównuje oferty w arkuszu, zamawia i czeka na potwierdzenie, którego często trzeba się domagać. O opóźnionej dostawie produkcja dowiaduje się, gdy materiału brakuje. Automatyzacja zestawia oferty dostawców, przypomina o potwierdzeniach i przekazuje terminy dostaw do planowania. Opisujemy to na stronie zakupy i dostawcy.
4. Reklamacje
Reklamacja klienta wymaga danych z kilku miejsc: numeru partii, daty produkcji, materiału, świadectw dostawcy. Dział jakości zbiera je ręcznie, a raport pisze od zera, często pod presją terminu wymaganego przez klienta. Rejestr reklamacji z danymi partii, terminami i szkicem raportu skraca ten czas i pozwala widzieć, które wady się powtarzają. Szczegóły na stronie reklamacje i dokumentacja jakości, a o roli AI w artykule AI w dziale jakości.
5. Utrzymanie ruchu
Awarie zgłaszane ustnie, przeglądy zapisane w zeszycie, części zamienne, które kończą się w chwili awarii. Prosty formularz zgłoszenia na telefonie, plan przeglądów z przypomnieniami i historia każdej maszyny to jedno z najtańszych wdrożeń w zakładzie, a daje wiedzę o tym, ile faktycznie kosztują postoje. Więcej na stronie utrzymanie ruchu i w artykule przeglądy maszyn w zakładzie.
6. Dokumentacja techniczna
Klient przysyła nową wersję rysunku, a na hali wisi wydruk poprzedniej. Partia powstaje według starej wersji i wraca jako reklamacja. Rejestr dokumentów z wersjami, obieg zmian z akceptacją i dostęp do aktualnej wersji przez kod QR przy zleceniu usuwają ten problem. Opisujemy to na stronie dokumentacja techniczna.
7. Raporty dla kierownictwa
Raport tygodniowy z produkcji, sprzedaży i jakości składa ktoś ręcznie z kilku arkuszy i ERP. Zajmuje to godziny, a gdy raport jest gotowy, dane są już nieaktualne. Automatyczne raporty pobierają dane z systemów i wysyłają je o stałej porze. O budowie takich raportów piszemy na stronie automatyzacja raportów.
A co z samą halą?
Zlecenia produkcyjne, raporty zmianowe i stany materiałów to osobny obszar, który opisujemy na stronie usługi automatyzacja w produkcji. W wielu zakładach warto zacząć od biura, bo tam dane są już cyfrowe i łatwiej je połączyć, a potem przenieść obieg informacji na halę.
Przykład: jedno zamówienie przez cały zakład
To przykład ilustracyjny. Zakład obróbki metali dostaje zapytanie o serię detali. Przed automatyzacją handlowiec przepisuje dane do arkusza, technolog wraca do zapytania po trzech dniach, oferta wychodzi po tygodniu. Po przyjęciu zamówienie jest przepisywane do ERP, zakupowiec dowiaduje się o potrzebnym materiale z maila, a potwierdzenie od dostawcy wyciąga telefonem. Na hali leży wydruk rysunku w poprzedniej wersji, którą klient zmienił w międzyczasie.
Po automatyzacji dane z zapytania trafiają do rejestru same, technolog dostaje kalkulację z podobnego detalu do uzupełnienia, oferta wychodzi szybciej. Zamówienie przechodzi do ERP z danymi z oferty, zapotrzebowanie na materiał trafia do zakupów od razu, a przy zleceniu jest kod QR z aktualną wersją rysunku. Każdy dział robi to samo co wcześniej, ale bez przepisywania i szukania.
Porównanie procesów
| Proces | Efekt | Trudność | Czy potrzebne AI |
|---|---|---|---|
| Wyceny | Szybsza oferta, spójne ceny | Średnia | Opcjonalnie do odczytu zapytań |
| Zamówienia | Bez przepisywania, szybsze potwierdzenia | Średnia | Opcjonalnie do odczytu PDF |
| Zakupy | Mniej braków materiałów | Niska | Opcjonalnie do odczytu ofert |
| Reklamacje | Odpowiedzi w terminie, historia wad | Niska | Opcjonalnie do szkiców raportów |
| Utrzymanie ruchu | Przeglądy w terminie, znane postoje | Niska | Nie |
| Dokumentacja | Aktualna wersja na hali | Średnia | Opcjonalnie do list zmian |
| Raporty | Dane bez składania ręcznie | Niska | Nie |
Czego nie automatyzować
Automatyzacja w zakładzie ma jasną granicę. System może przenieść dane, przypomnieć o terminie i przygotować szkic dokumentu. Nie powinien sterować maszynami, zmieniać planu produkcji bez człowieka, oceniać jakości wyrobu ani podejmować decyzji o bezpieczeństwie maszyn i ludzi. Te decyzje zostają przy technologach, planistach, dziale jakości i utrzymaniu ruchu.
Narzędzia, które już macie
Większość zakładów ma ERP, pocztę, dysk i arkusze. Problemem jest zwykle brak połączeń między nimi i informacja, która między systemami przechodzi przez ludzi. Automatyzację budujemy obok ERP, łącząc się z nim tam, gdzie to możliwe. O łączeniu systemów piszemy na stronie integracje systemów, a całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja zakładu produkcyjnego.
Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu
Najlepiej zacząć od jednego procesu i jednej grupy klientów, wyrobów albo maszyn, przetestować rozwiązanie przez kilka tygodni obok dotychczasowej pracy i dopiero potem rozszerzyć je na cały zakład. Osoby, które będą korzystać z rozwiązania na co dzień, powinny brać udział w jego projektowaniu, bo to one wiedzą, gdzie proces się zacina.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie procesy w zakładzie produkcyjnym można zautomatyzować?
Najczęściej wyceny, przyjmowanie zamówień, zakupy u dostawców, reklamacje, utrzymanie ruchu, obieg dokumentacji technicznej i raporty dla kierownictwa.
Od którego procesu zacząć?
Często od wycen albo reklamacji. Najlepiej od procesu, który przechodzi przez kilka działów i najczęściej się zacina.
Czy automatyzacja dotyczy maszyn?
Nie. Automatyzujemy przepływ informacji wokół produkcji. Sterowanie maszynami zostaje bez zmian.
Czy musimy wymienić ERP?
Nie. Automatyzację budujemy obok ERP i łączymy się z nim tam, gdzie to możliwe.
Ile trwa wdrożenie pierwszego procesu?
Zwykle kilka tygodni, łącznie z testem obok dotychczasowej pracy.
Jak możemy pomóc
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.