Co zautomatyzować w firmie budowlanej? 7 procesów na początek

Firma budowlana zarabia na budowach, a traci często między budową a biurem. Kierownik wie, że kończy się materiał, ale biuro dowiaduje się o tym z telefonu w ostatniej chwili. Podwykonawca przysłał fakturę, ale protokół odbioru jest w samochodzie kierownika. Budowa przekroczyła budżet, ale zestawienie kosztów powstaje raz na kwartał. Inwestor pyta o postęp, a kierownik składa raport wieczorem ze zdjęć w telefonie.

Żadna z tych sytuacji nie wynika ze złej woli. Wynika z tego, że informacje przechodzą przez ludzi, którzy mają na głowie dziesiątki innych spraw. Automatyzacja nie zmienia sposobu budowania, ale zmienia sposób przekazywania informacji: z telefonów i pamięci na formularze, rejestry i przypomnienia.

Poniżej opisujemy siedem procesów, od których firmy budowlane najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.

Jak wybrać pierwszy proces

Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:

• powtarza się na każdej budowie, codziennie lub co tydzień,
• informacja w nim często ginie albo dociera za późno,
• ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku.

Przed wyborem warto zapytać kierowników i biuro, co najczęściej ich frustruje. Odpowiedzi zwykle wskazują proces, który warto zautomatyzować najpierw. Jak przygotować mapę procesów, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.

1. Raporty z budowy

Kierownik pisze raport wieczorem albo wcale, zdjęcia są w jego telefonie, a każdy kierownik raportuje inaczej. Krótki formularz na telefonie, w którym kierownik zaznacza wykonane prace, ludzi, sprzęt, dostawy i problemy oraz dodaje zdjęcia, zajmuje kilka minut. Raport trafia do rejestru budowy, problemy od razu do biura, a na koniec tygodnia powstaje podsumowanie dla zarządu i szkic raportu dla inwestora. Szczegóły opisujemy na stronie raporty z budowy.

2. Podwykonawcy i ich dokumenty

Na budowie pracuje kilkunastu podwykonawców, a każdy ma umowę, polisę, uprawnienia, protokoły i faktury. Rejestr dokumentów z przypomnieniami o brakach i wygasających terminach oraz zasada, że faktura trafia do akceptacji tylko z protokołem odbioru, chronią firmę przed płatnościami za niewykonane prace i przed problemami przy rozliczeniu z inwestorem. Więcej na stronie podwykonawcy i ich dokumenty.

3. Zamówienia materiałów

Zapotrzebowania przychodzą telefonicznie, zamówienia składa się w pośpiechu, a koszt materiałów jest znany dopiero po fakturach. Formularz zapotrzebowania na telefonie, rejestr zamówień z akceptacjami, zapytania do kilku dostawców z jednego miejsca i potwierdzenie dostawy na budowie porządkują zaopatrzenie i pozwalają porównywać ceny. Opisujemy to na stronie zamówienia materiałów.

4. Odbiory i usterki

Lista usterek z odbioru trafia do arkusza, arkusz do podwykonawców, a potem nikt nie wie, co zostało usunięte. Formularz usterek na telefonie ze zdjęciami, przydział do podwykonawców z terminami i potwierdzenie usunięcia przez kierownika skracają czas do zamknięcia odbioru. Zgłoszenia gwarancyjne mogą trafiać do tego samego rejestru. Szczegóły na stronie odbiory, usterki i gwarancje.

5. Koszty budowy

O przekroczeniu budżetu wiele firm dowiaduje się po zakończeniu etapu. Faktury przypisane do budów i pozycji budżetu w dniu wpływu, z podpowiedzią AI i akceptacją kierownika, pozwalają porównywać koszty z budżetem na bieżąco. Zarząd widzi problemy, gdy jeszcze można coś zmienić. Więcej na stronie rozliczenia i koszty budowy i w artykule kontrola kosztów budowy.

6. Oferty i przetargi

Zapytania i przetargi są w skrzynkach różnych osób, terminy pilnuje jedna osoba, a ceny od podwykonawców zbiera się telefonicznie. Rejestr zapytań z terminami, zapytania do podwykonawców z jednego miejsca i zestawienie ich odpowiedzi skracają czas przygotowania oferty. AI może przygotować streszczenie dokumentów przetargowych jako materiał do decyzji, czy startować. Opisujemy to na stronie zapytania, przetargi i oferty.

7. Raporty dla inwestora

Inwestor oczekuje regularnej informacji o postępie, problemach i planie. Gdy raporty dzienne, zdjęcia i rejestr usterek są w jednym miejscu, raport dla inwestora powstaje automatycznie jako szkic, który kierownik sprawdza i wysyła. To mało widoczny proces, ale dobrze prowadzony buduje zaufanie inwestora i ułatwia rozmowy o zmianach i terminach.

Jak policzyć, czy się opłaca

Przed wyborem procesu warto zrobić prosty rachunek. Ile czasu kierownicy spędzają na raportach i telefonach do biura? Ile czasu biuro poświęca na zbieranie dokumentów i przypisywanie faktur? Ile razy w ostatnim roku materiał dotarł za późno i praca stanęła? Ile kosztowało przekroczenie budżetu, którego nikt nie zauważył na czas?

W budownictwie koszty błędów są wysokie. Jeden dzień przestoju ekipy, jedna zapłacona faktura za niewykonane prace, jedna kara umowna za opóźnienie mogą kosztować więcej niż wdrożenie automatyzacji. Jak policzyć efekty, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.

Porównanie procesów

Czego nie automatyzować

Automatyzacja w firmie budowlanej ma jasną granicę. System może zebrać raport, przypomnieć o dokumencie, przypisać fakturę i porównać koszty z budżetem. Nie powinien podejmować decyzji technicznych, dokonywać odbiorów, oceniać jakości prac ani zastępować oficjalnej dokumentacji budowy, za którą odpowiada kierownik budowy. Te obszary zostają przy ludziach z uprawnieniami i doświadczeniem.

Kierownicy budów jako użytkownicy

Największe ryzyko automatyzacji w budownictwie to brak akceptacji kierowników. Jeśli formularz na telefonie jest dłuższy niż papierowy raport, kierownicy wrócą do papieru. Dlatego formularze projektujemy razem z kierownikami, testujemy na jednej budowie i upraszczamy, aż zajmują kilka minut. Ważne jest też, żeby kierownik coś z tego miał: podsumowanie tygodnia, które wykorzysta w raporcie dla inwestora, listę usterek, której nie musi prowadzić sam, informację o dostawie bez dzwonienia.

Narzędzia, które już macie

Większość firm budowlanych ma już narzędzia, na których można zbudować automatyzację: pakiet biurowy z dyskiem, program do faktur, program do kosztorysowania, telefony kierowników. Problemem jest zwykle to, że nie są połączone, a informacje przechodzą między nimi przez ludzi. O tym, od czego zacząć porządkowanie narzędzi i danych, piszemy w artykule cyfryzacja firmy budowlanej.

Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu

Najlepiej zacząć od jednego procesu na jednej budowie, przetestować rozwiązanie przez kilka tygodni i dopiero potem rozszerzyć je na kolejne budowy. Ważniejszy od wyboru budowy do testu jest wybór kierownika: najlepiej, żeby był otwarty na zmiany i gotowy dzielić się uwagami. Całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja firmy budowlanej.