Baza kandydatów w agencji pracy: jak sprawić, żeby pracowała dla agencji

Baza kandydatów to jeden z najcenniejszych zasobów agencji pracy. Każdy kandydat, który kiedyś aplikował, to potencjalny pracownik przy kolejnym zleceniu. Kandydat, który już pracował u klienta agencji, to ktoś, kogo można zaproponować szybciej niż nową osobę z ogłoszenia. Teoretycznie im większa baza, tym szybciej agencja obsadza zlecenia.

W praktyce wiele agencji ma bazę z tysiącami kandydatów, a dla każdego zlecenia i tak publikuje nowe ogłoszenie. Powód jest prosty: bazy nie da się przeszukać. CV są zapisane jako pliki, dane są niekompletne, ten sam kandydat jest zapisany kilka razy, a nikt nie wie, kto jest teraz dostępny. W tym artykule opisujemy, jak to zmienić.

Jedno miejsce na wszystkie aplikacje

Pierwszy krok to zebranie aplikacji w jednym miejscu. Kandydaci aplikują przez portale, maile, formularz na stronie, komunikatory, czasem przychodzą do biura. Jeśli każdy kanał trafia gdzie indziej, baza zawsze będzie niekompletna. Automatyzacja zbiera aplikacje ze wszystkich kanałów i zapisuje je w bazie, w systemie rekrutacyjnym lub obok niego.

Pola, po których da się szukać

CV zapisane jako plik jest prawie bezużyteczne do wyszukiwania. Żeby znaleźć kandydatów do zlecenia, baza potrzebuje uporządkowanych pól. W agencji pracy tymczasowej najczęściej są to:

• uprawnienia, np. na wózki widłowe, elektryczne, prawo jazdy,
• języki i poziom ich znajomości,
• lokalizacja i gotowość do dojazdu lub przeprowadzki,
• dostępność: od kiedy, jakie zmiany, na jak długo,
• doświadczenie w branżach i rodzajach pracy,
• historia pracy w agencji: u jakich klientów, z jakimi uwagami koordynatora.

Pola warto ustalić z rekruterami. To oni wiedzą, czego szukają przy zleceniach. Pola z listą wartości, np. lista uprawnień, są lepsze niż tekst, bo pozwalają na precyzyjne wyszukiwanie.

Odczyt danych z CV

Przepisywanie danych z CV do pól bazy to praca, której rekruterzy zwykle nie mają czasu wykonywać. Tu bardzo pomaga AI: odczytuje CV w różnych formatach i językach i uzupełnia pola. Rekruter sprawdza wynik, a wątpliwe pola są oznaczone. AI zapisuje fakty z CV, a nie ocenia kandydata. Opisujemy to na stronie kandydaci i baza CV, a granice AI w rekrutacji w artykule AI w rekrutacji.

Duplikaty

Ten sam kandydat aplikuje kilka razy, z różnych portali, z innym mailem albo numerem telefonu. Bez kontroli duplikatów baza puchnie, a rekruter kontaktuje się z tą samą osobą kilka razy. System porównuje nowe aplikacje z istniejącymi kandydatami i łączy je, aktualizując dane. Połączenia niepewne trafiają do sprawdzenia, żeby nie połączyć dwóch różnych osób.

Dostępność

Najczęstszy problem przy korzystaniu z bazy to nieaktualna dostępność. Kandydat, który rok temu szukał pracy, dziś może już pracować. Dlatego warto regularnie pytać kandydatów o dostępność, np. krótką wiadomością co kilka miesięcy z linkiem do aktualizacji. Kandydaci, którzy odpowiedzą, mają aktualne dane, a ci, którzy nie odpowiadają, mogą być oznaczeni jako nieaktywni.

Szczególnie ważni są pracownicy, którym kończy się przydział u klienta. To osoby, które znają pracę w agencji i są dostępne od razu. System może przypominać rekruterowi o nich i podpowiadać otwarte zlecenia. Opisujemy to w artykule obsadzanie zleceń w agencji pracy.

Zgody i przechowywanie danych

Baza kandydatów to dane osobowe. Agencja może je przechowywać tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę, np. zgodę kandydata na udział w przyszłych rekrutacjach. Zgody warto zapisywać przy kandydacie z datą i zakresem. Przed wygaśnięciem zgody kandydat może dostać prośbę o jej odnowienie, a jeśli jej nie odnowi, dane są usuwane według zasad agencji.

Taki porządek chroni agencję przy kontroli i przy pytaniach kandydatów o ich dane. Ogólne zasady opisujemy w artykule RODO a automatyzacja procesów.

Wyszukiwanie po wymaganiach

Gdy baza ma uporządkowane pola i aktualną dostępność, rekruter może przy nowym zleceniu zacząć od wyszukiwania w bazie. System pokazuje kandydatów spełniających wymagania formalne, a rekruter przegląda listę i wybiera osoby do kontaktu. Do wybranych osób trafia wiadomość z pytaniem o dostępność, w ich języku.

Ważne, żeby wyszukiwanie opierało się na wymaganiach związanych z pracą, ustalonych przez rekrutera, a nie na cechach, które mogą prowadzić do dyskryminacji. Lista to punkt startu, a nie ranking.

Porównanie: baza dziś i po uporządkowaniu

Historia pracy w agencji

Dla agencji pracy tymczasowej szczególnie cenna jest historia pracy kandydata w agencji: u jakich klientów pracował, jak długo, czy klient chciałby go ponownie, czy pracownik chciałby wrócić. Te informacje zapisuje koordynator po zakończeniu przydziału, w kilku polach. Przy kolejnym zleceniu u tego samego klienta rekruter od razu widzi osoby, które klient zna i ceni. To często najszybsza droga do obsadzenia.

Uwagi koordynatorów powinny dotyczyć pracy, a nie cech osobistych. Warto ustalić, jakie informacje są zapisywane, i przeszkolić z tego zespół, żeby baza nie zawierała ocen, które mogłyby być dyskryminujące.

Komunikacja z bazą

Kandydaci w bazie nie powinni słyszeć od agencji tylko wtedy, gdy jest dla nich zlecenie. Krótka wiadomość co kilka miesięcy, z pytaniem o dostępność i informacją o rodzajach zleceń, które agencja prowadzi, utrzymuje kontakt. Kandydaci, którzy czują się zauważeni, chętniej odpowiadają, gdy pojawi się praca.

Takie wiadomości mogą wychodzić automatycznie, w języku kandydata, a odpowiedzi od razu aktualizują dostępność w bazie. Rekruter nie musi o nich pamiętać.

Jakość danych w czasie

Nawet uporządkowana baza z czasem się starzeje: kandydaci zmieniają numery telefonów, przeprowadzają się, zdobywają nowe uprawnienia. Prosty raport jakości, pokazujący kandydatów bez aktualnej dostępności, z brakującymi polami albo z wygasającymi zgodami, pozwala utrzymać bazę w dobrym stanie bez dużego wysiłku.

Raport może trafiać do rekrutera raz w miesiącu.

Narzędzie na bazę

Bazę można prowadzić w systemie rekrutacyjnym, jeśli pozwala na własne pola i wyszukiwanie, albo w elastycznym narzędziu, takim jak Airtable, połączonym z kanałami aplikacji. Wybór zależy od wielkości bazy, liczby rekruterów i tego, z czego agencja już korzysta. Ważniejsze od narzędzia są uporządkowane pola i zasady.

Od czego zacząć

Od ustalenia pól z rekruterami i zebrania aplikacji z najważniejszych kanałów w jednym miejscu. Potem odczyt CV, kontrola duplikatów i zgody. Na końcu regularne pytania o dostępność i wyszukiwanie przy zleceniach. Pozostałe procesy w agencji opisujemy w artykule co zautomatyzować w agencji pracy.