Firma, która chce wdrożyć AI, może zlecić to agencji AI, software house'owi, freelancerowi albo firmie doradczej. Każda z tych opcji ma sens w innej sytuacji. Porównujemy je i podpowiadamy, kiedy która sprawdzi się najlepiej.
W skrócie
- Agencja AI łączy analizę procesów, wdrożenie i utrzymanie, zwykle na gotowych narzędziach i modelach.
- Software house sprawdza się, gdy potrzebny jest własny produkt lub system budowany od zera w kodzie.
- Freelancer to szybki i tańszy start przy wąskim zadaniu, ale z ryzykiem zależności od jednej osoby.
- Firma doradcza pomoże w strategii i decyzjach, ale wdrożenie zwykle trzeba zlecić komuś innemu.
Spis treści
Gdy firma decyduje się na AI, szybko pojawia się pytanie: kto ma to zrobić? Ofert jest dużo i pochodzą z różnych stron. Agencje AI, software house'y, freelancerzy z platform i portali ogłoszeniowych, firmy doradcze. Każdy przekonuje, że jest najlepszym wyborem.
W tym artykule porównujemy te cztery rodzaje wykonawców i pokazujemy, w jakiej sytuacji który z nich ma najwięcej sensu. Jesteśmy agencją, więc nie jesteśmy bezstronni. Dlatego piszemy też wprost, kiedy agencja nie jest najlepszym wyborem.
Cztery rodzaje wykonawców
Agencja AI i automatyzacji zajmuje się wdrażaniem AI i automatyzacji w procesach firmy. Zwykle zaczyna od analizy procesu, buduje rozwiązanie na gotowych narzędziach, takich jak platformy automatyzacji i modele AI dostawców, i często zostaje przy utrzymaniu. Tak pracujemy my, co opisujemy na stronie agencja AI i automatyzacji.
Software house to firma programistyczna, która buduje oprogramowanie w kodzie: aplikacje, systemy, platformy. Coraz więcej software house'ów oferuje też projekty z AI, zwykle jako część większego systemu.
Freelancer to niezależny specjalista, np. od n8n, Make czy integracji z modelami AI. Często szybki i elastyczny, ale pracuje sam.
Firma doradcza pomaga w strategii: wskazuje, gdzie AI ma sens, przygotowuje plan i wymagania. Wdrożenie zwykle zleca się później komuś innemu.
Porównanie
| Agencja AI | Software house | Freelancer | Firma doradcza | |
|---|---|---|---|---|
| Analiza procesów | Tak, na starcie | Zwykle po stronie klienta | Rzadko | Tak, główna usługa |
| Sposób budowy | Gotowe narzędzia i modele, kod tam, gdzie potrzebny | Głównie własny kod | Gotowe narzędzia | Nie buduje |
| Czas startu | Tygodnie | Zwykle dłużej | Szybko | Tygodnie |
| Koszt | Średni, wycena etapami | Zwykle wyższy | Niższy | Zależny od zakresu |
| Utrzymanie | Często w ofercie | Zależnie od umowy | Zależne od dostępności | Rzadko |
| Ryzyko zależności od osoby | Niskie | Niskie | Wysokie | Niskie |
To uproszczenie. W każdej kategorii są firmy, które działają inaczej, dlatego tabela pokazuje typowe cechy, a nie reguły.
Kiedy wybrać agencję AI
- chcecie zautomatyzować procesy firmy z użyciem AI, np. obsługę zapytań, dokumenty, raporty,
- zależy wam na tym, żeby ktoś najpierw przeanalizował proces i dane,
- rozwiązanie ma działać na narzędziach, które już macie,
- potrzebujecie utrzymania po wdrożeniu, np. agentów AI w abonamencie,
- chcecie startować etapami, z wyceną każdego kroku.
Agencja nie jest najlepszym wyborem, gdy budujecie własny produkt cyfrowy do sprzedaży klientom albo potrzebujecie dużego systemu pisanego od zera, zintegrowanego z całą infrastrukturą firmy. Wtedy lepiej sprawdzi się software house.
Kiedy wybrać software house
- budujecie własną aplikację lub platformę, w której AI jest jedną z funkcji,
- potrzebujecie rozwiązania, którego nie da się zbudować na gotowych narzędziach,
- macie wewnętrzny zespół IT, który przejmie kod,
- projekt jest duży, długi i wymaga zespołu programistów.
Software house zwykle oczekuje dobrze opisanych wymagań. Jeśli ich nie macie, warto zacząć od analizy, samodzielnie, z firmą doradczą albo z agencją. O tym, kiedy warto budować od zera, a kiedy korzystać z gotowych narzędzi, piszemy w artykule gotowa automatyzacja czy budowana od zera.
Kiedy wybrać freelancera
- zadanie jest wąskie i dobrze opisane, np. jedna integracja lub jeden przepływ,
- macie w firmie osobę, która rozumie technologię i oceni pracę,
- budżet jest ograniczony, a ryzyko niewielkie,
- rozwiązanie nie jest krytyczne dla codziennej pracy firmy.
Największe ryzyko to zależność od jednej osoby. Jeśli freelancer zajmie się innym projektem albo przestanie odpowiadać, ktoś musi przejąć rozwiązanie. Dlatego przy freelancerze dokumentacja i dostęp do wszystkich kont po waszej stronie są jeszcze ważniejsze. Gdy coś już nie działa, pomocna bywa opieka nad przepływami po innych wykonawcach.
Kiedy wybrać firmę doradczą
- nie wiecie jeszcze, gdzie AI ma sens w firmie, i potrzebujecie strategii,
- decyzja dotyczy całej organizacji i wielu działów,
- potrzebujecie niezależnej oceny przed wyborem wykonawcy wdrożenia.
Część agencji, w tym my, łączy doradztwo z wdrożeniem. Wtedy strategia i realizacja są w jednych rękach, co skraca projekt, ale wymaga zaufania, że agencja nie dobiera rekomendacji pod swoje usługi. Opisujemy to podejście na stronie strategia wdrożenia AI.
Koszty w dłuższej perspektywie
Porównując oferty, łatwo patrzeć tylko na cenę wdrożenia. Tymczasem przy AI i automatyzacji duża część kosztów pojawia się później: licencje narzędzi, serwer, opłaty za modele AI i utrzymanie. Rozwiązanie pisane od zera w kodzie zwykle wymaga programisty przy każdej zmianie. Rozwiązanie na platformie automatyzacji łatwiej zmienić, ale płaci się za samą platformę.
Dlatego przed wyborem warto poprosić każdego wykonawcę o szacunek kosztów w pierwszym roku po wdrożeniu, a nie tylko o cenę projektu. O tym, z czego składa się cena automatyzacji, piszemy w artykule ile kosztuje automatyzacja procesów, a na przykładzie konkretnego narzędzia w tekście n8n cennik.
Model mieszany: kilku wykonawców w jednym projekcie
Nie zawsze trzeba wybierać jednego wykonawcę. W większych projektach dobrze sprawdza się podział: firma doradcza lub agencja przygotowuje strategię i projekt, software house buduje element wymagający własnego kodu, a agencja automatyzacji łączy go z resztą systemów i utrzymuje przepływy. Warunek jest jeden: ktoś musi odpowiadać za całość i za to, żeby elementy do siebie pasowały.
Coraz popularniejszy jest też model, w którym firma w ogóle nie przejmuje rozwiązania, tylko korzysta z niego w abonamencie. Tak działają np. agenci AI w n8n w abonamencie, gdzie wykonawca odpowiada za infrastrukturę, utrzymanie i poprawki, a firma płaci stałą miesięczną opłatę.
Przykładowe sytuacje
| Sytuacja | Najczęściej najlepszy wybór |
|---|---|
| Firma usługowa chce szybciej odpowiadać na zapytania i przestać przepisywać dane | Agencja AI i automatyzacji |
| Startup buduje aplikację z funkcjami AI dla swoich klientów | Software house |
| Firma potrzebuje jednej integracji CRM z programem do faktur | Freelancer lub agencja |
| Zarząd średniej firmy chce wiedzieć, gdzie AI ma sens w całej organizacji | Firma doradcza lub agencja z doradztwem |
| Kancelaria chce wdrożyć AI z dbałością o tajemnicę zawodową | Agencja ze znajomością branży |
Przykłady są ilustracyjne. W praktyce o wyborze decydują też budżet, kompetencje po waszej stronie i to, jak ważne jest rozwiązanie dla codziennej pracy.
Jak podjąć decyzję
- 1Opiszcie problem i proces, który chcecie zmienić.
- 2Zdecydujcie, czy potrzebujecie analizy, wdrożenia, utrzymania, czy wszystkiego razem.
- 3Oceńcie, kto po waszej stronie przejmie rozwiązanie i czy potrzebujecie stałego partnera.
- 4Porozmawiajcie z dwoma lub trzema wykonawcami różnego typu i zadajcie im te same pytania.
- 5Zacznijcie od małego, wycenionego etapu.
Listę pytań, które warto zadać każdemu wykonawcy, znajdziecie w artykule jak wybrać agencję AI.
Podsumowanie
Nie ma jednego najlepszego rodzaju wykonawcy. Agencja AI sprawdza się przy wdrażaniu AI i automatyzacji w procesach firmy, z analizą na starcie i opieką po wdrożeniu. Software house przy budowie własnych systemów i produktów. Freelancer przy wąskich zadaniach. Firma doradcza przy strategii. Najważniejsze, żeby wybór wynikał z problemu, który chcecie rozwiązać, a nie z tego, kto pierwszy złożył ofertę.
Najczęściej zadawane pytania
Agencja AI czy software house: co wybrać?
Agencja AI sprawdza się przy wdrażaniu AI i automatyzacji w procesach firmy na gotowych narzędziach, z analizą i utrzymaniem. Software house przy budowie własnych aplikacji i systemów w kodzie, gdy AI jest jedną z funkcji większego produktu.
Czy warto zlecić wdrożenie AI freelancerowi?
Przy wąskim, dobrze opisanym zadaniu i niewielkim ryzyku tak. Przy procesach ważnych dla codziennej pracy firmy warto ocenić ryzyko zależności od jednej osoby i zadbać o dokumentację oraz dostęp do kont po stronie firmy.
Kto najlepiej wdroży AI w małej firmie?
Najczęściej agencja AI i automatyzacji albo doświadczony freelancer, bo małe firmy potrzebują rozwiązań na narzędziach, które już mają, a nie budowy systemu od zera. Ważne, żeby wykonawca zaczął od procesu i zadbał o utrzymanie.
Czy agencja AI zajmuje się też strategią?
Część agencji łączy doradztwo z wdrożeniem. Wtedy strategia i realizacja są w jednych rękach, co skraca projekt. Warto jednak sprawdzić, czy rekomendacje nie są dobierane wyłącznie pod usługi agencji.
Ile kosztuje wdrożenie AI u różnych wykonawców?
Freelancer jest zwykle najtańszy przy małych zadaniach, software house najdroższy przy dużych projektach budowanych od zera, a agencja plasuje się pośrodku i wycenia projekt etapami. O koszcie decyduje jednak przede wszystkim zakres projektu.
Jak możemy pomóc
Strategia i wdrożenie AI w firmie
Wybieramy zastosowania AI z realnym zwrotem i prowadzimy wdrożenie.
Niestandardowe rozwiązania AI i integracje
Rozwiązania budowane pod wasz proces, gdy gotowe narzędzia nie wystarczą.
Agenci AI w procesach firmy
Wykonują wieloetapowe zadania, a człowiek zatwierdza decyzje.
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.